جلال شرق ؛ یکی از راههایی که کارمندان، کارشناسان و مدیران دولتی آگاهانه یا از سر ناآگاهی برای گیج، خنثی و فلج مغزی کردن مقامات ارشد بهکار میگیرند، نوشتن گزارشهای حجیم، قطور، مملو از متن و با ضخامت است.
پروندههای بسیاری روی میز مقامات اداری ارشد (احتمالاً نودونه درصد آنها) وجود دارد که در کنار زمانی که برای جلسات، رفت و آمد بین جلسات در شهر و ارتباطات سیاسی صرف میکنند، سبب میشود هرگز فرصتی برای خواندن زیاد و صرف کردن وقت بسیار برای متون ضخیم و حجیم نداشته باشند.
شما با آگاهی از این موضوع میتوانید برای هر بار که خواستید موضوع مهمی را گزارش کنید، یک گزارش ضخیم و تا حد ممکن پرابهام، دارای زبان مغشوش و در هم ریخته محتوایی، اما شکیل برای مقام ارشد ارسال کنید. او فرصت خواندن ندارد و ذهن درگیر هزاران مسألهاش پردازش نمیکند.
مقامات ارشد در مقابل چنین گزارشهایی چند سناریو دارند. فکر میکنند تخصصیتر از آن است که بفهمند، مثل بقیه گزارشهای اداری مزخرف است یا مطلب آنقدر مهم است که باید به یک بخش تخصصی ارجاع کرد. سرنوشت غالب این گونه گزارشها، ارجاع به سلسله مراتب اداری است. شما در این لحظه موفق شدهاید.
گزارش ارجاعشده، در سلسله مراتب میچرخد، هر کارمند و کارشناسی آنرا به بغلی ارجاع میدهد (بازی بغلی بگیر اپیزودهای طنز مهران مدیری را به یاد بیاورید) و در نهایت به احتمال بسیار زیاد شما گزارش دادهاید، کلی چرخیده است و اتفاقی هم نمیافتد.
بهبودهای کوچک علیه گزارشهای ضخیم
اگر مدیر و مقام ارشد هستید، برای اینکه نگذارید کارشناسان و مدیرانتان شما را سرکار بگذارند و زمانتان را بدزدند، میتوانید از روشهای زیر استفاده کنید:
⭕ برای زیردستان خود مشخص کنید که گزارشها و نامههایی با حداکثر چند صفحه/کلمه را میخوانید.
⭕ گزارشهای ضخیمتر از حد مشخص شده را صرفاً با گزارش خلاصهشده بپذیرید.
⭕ معیاری برای خلاصهسازی مشخص کنید و برای مثال هر پنجاه صفحه گزارش میتواند در یک صفحه خلاصه و ارسال شود.
⭕ مشخص کنید که گزارش باید خیلی صریح و روشن باشد و به تصمیمگیری کمک کند. هدف از ارسال گزارش باید به دقت مشخص شده باشد.
⭕ ارسال کننده گزارشهای ضخیمی را که به تصمیمگیری کمک نمیکنند، ابهام را افزایش میدهند و به دلیل فرصت نداشتن برای مطالعه (نه انجام کار تخصصی روی آن) باید به سلسله مراتب ارجاع دهید، توبیخ و تنبیه کنید.
⭕ آدمهای متخصصی در هر سازمان لازم است که خلاصه کردن متون را بدانند. اینها کارمندان اداری ساده وامانده از همه جا نیستند، بلکه احتمالاً متخصصترین، دست به قلمترین و فهیمترین کارکنان سازمان هستند که قادرند زمان شما را از دست «دزدان زمان» نجات دهند.
سخن آخر
اگر مقام و مدیر ارشدی هستید که روی میزتان پر از گزارشهای ضخیمی است که فرصت ندارید آنها را بخوانید و به سلسله مراتب ارجاع میدهید و به تصمیمگیری شما کمک نمیکنند، «دزدان زمان» در حال بر باد دادن عمرتان هستند.
پینوشت
حل مشکلات نظام اداری برای تقویت ظرفیت حکومت ضروری است. من از آنجا که به بهبودهای کوچک باور دارم، تلاش میکنم در مجموعهای از یادداشتها شماری از مشکلات و راهکارهای پیشنهادی برای بهبود را طرح کنم. این متون شاید برای اندیشیدن بیشتر به وضعیت نظام حکمرانی کمک کنند.
✍✍ محمد فاضلی – عضو هیئت علمی دانشگاه شهید بهشتی
دیدگاهتان را بنویسید